Känner du att projekteringsprocessen ibland fastnar i långa möten, oklart ansvar och bristande uppföljning? Med rätt metodik kan du vända detta. Vi visar dig hur baserat på allt vi lärt oss baserat på feedback från över 500 projekt!

ladda ner guiden

Byggstenarna i en Effektiv Projekteringsprocess

För att skapa den struktur och effektivitet som krävs har vi byggt upp guiden kring de byggstenar som är kritiska för att hålla projektet i rörelse och teamet fokuserat. I den här guiden får du en översikt över varje delmoment, från start till slut, och hur du kan implementera dem i dina projekt.

Kick-off (startmötet) – att få igång projektets leveransmotor

Projekteringens första steg är kickoffen, en startworkshop som sätter tonen för hela projektet. Utöver att samla nyckelaktörer för att definiera mål, förväntningar och roller, syftar en väl genomförd startworkshop också till att:

  • Bryta ner milstolpar i delmål
  • Identifiera viktiga frågor som behöver besvaras för att tidplanen ska hålla
  • Skapa tydlighet kring varje deltagares ansvarsområden och åtaganden

En lyckad startworkshop lägger grunden för den återkommande veckoprocessen, en cyklisk struktur som guidar arbetet framåt. Med rätt start kan teamet börja arbeta fokuserat och målinriktat redan från dag ett.

Veckoprocessen – Projekteringens motor och puls

Efter startworkshopen går projekteringen in i en återkommande rytm: veckoprocessen. Denna struktur säkerställer att projektet håller tempo och att inga frågor faller mellan stolarna.Veckoprocessen består av tre huvudmoment:

  1. Veckomötet
    Det första steget är veckomötet, även kallat projekteringsmöte eller samordningsmöte. Här får alla en helhetsbild av projektets status, viktiga beslut och vilka frågor som kräver samordning.
  2. Individuella Åtaganden
    Efter veckomötet tar varje teammedlem ansvar för sina frågor och leveranser. Det handlar inte om att göra allt själv, utan om att engagera rätt personer och säkerställa framdrift.
  3. Fokusmöten
    För komplexa eller kritiska frågor kan fokusmöten vara avgörande. Här djupdyker mindre grupper i specifika utmaningar, löser tekniska frågor eller avsätter tid för att få arbete gjort.

Veckoprocessens Pelare

För att veckoprocessen ska fungera effektivt vilar den på två centrala pelare: projektdokumentation och projektkommunikation

Projektdokumentation

Dokumentationen är ryggraden i processen – en pålitlig källa till information som teamet alltid kan återkomma till.Med Yolean innebär detta:

  • En visuell tavla med tidplan, milstolpar och leveranser
  • Alla frågor, från nya till avslutade
  • Planerade och genomförda möten med protokoll
  • En tydlig och lättillgänglig beslutslogg

Projektkommunikation

Effektiv kommunikation håller teamet sammanlänkat trots olika arbetsuppgifter och ansvarsområden. Här säkerställs att:

  • Medlemmar kan efterfråga stöd och eskalera frågor
  • Alla håller sig uppdaterade om åtaganden och möten
  • Viktig information flödar smidigt

Med Yolean kan denna typ av kommunikation ske direkt via funktioner i tavlan, vilket minskar behovet av långa mejltrådar och osäkerhet.

Redo att effektivisera din projektprocess?

Ladda ner guiden