Så här hjälper en visuell fråga-svar tavla dig att styra projekteringen

Att vara en projekteringsledare inom byggprojekt innebär en unik balansakt mellan att vara en ledare och att vara en "beställare av underkonsulter". I denna artikel utforskar vi denna dynamiska roll och delar tre praktiska råd för att navigera framgångsrikt genom dess utmaningar. Från att balansera resurser och styrning (utan att vara en expert på allt). Till att hantera kommunikation och dokumentation effektivt. Vi går även igenom konkreta verktyg för att underlätta projekteringsledarens dagliga arbete. Läs vidare för att upptäcka hur dessa metoder och verktyg kan göra dig till en mer effektiv ledare och samtidigt en bättre "konsultbeställare".

Visuell frågetavla: ett verktyg som höjer ditt ledarskap

Projektering och hanteringen av byggprojekt utmärker sig från andra projekt av flera skäl, särskilt ur ett projektledarperspektiv. Detta beror främst på den komplexa organiseringen av projektet, som involverar upphandling av konsulter från olika discipliner och kompetensområden. Dessa konsulter kommer ofta från olika företag, vilket kan resultera i praktiska utmaningar när det gäller samarbete och graden av engagemang som kan förväntas. Som projekteringsledare hamnar du i en unik position - inte bara i rollen som ledare för projektet utan också som konsultbeställare. Det är nödvändigt att balansera och ta hänsyn till de timmar och specifika leveranser som varje konsultfirma är upphandlad för. Detta innebär att du måste vara kapabel att både detaljstyra där så behövs och samtidigt behålla en övergripande koll på samtliga aktiviteter i projektet. Det är en roll som liknar en flygledares på en flygplats. Där du måste kunna balansera mellan många olika aspekter samtidigt för att säkerställa en smidig och effektiv process.

Tre Råd för Projekteringsledare

För att navigera genom de utmaningar som projekteringsledare står inför är det viktigt att ha ett antal strategier i bakfickan:

1. Tydliga (och tydligt kommunicerade) prioriteringar

Tydliga, och tydligt kommunicerade prioriteringar ger dig både god framfart och effektiv resursanvändning. Detta gynnar din roll som konsultbeställare eftersom du får mycket “bang for the buck”. Men det är upp till dig som ledare att hela tiden upprätthålla tydliga och tydligt kommunicerade prioriteringar. Problemet med just prioriteringar är att de hela tiden behöver justeras i takt med att ny information kommer in i projektet. Därför är det av avgörande betydelse hur snabbt och tydligt du kan förstå utvecklingen i varje fråga och framför allt när utvecklingen innebär ett behov av omprioritering.

När väl omprioriteringen är gjord är det lika viktigt att snabbt kunna kommunicera ut den. För att undvika att andra, som är berörda av omprioriteringen, jobbar på i mellantiden. Och spenderar dyrbar tid på något som egentligen är fel riktning men som de inte är medvetna om.

Även om allt detta är lätt att förstå rent konceptuellt så är utmaningen i praktiken att få till all “kommunikationslogistik”. Logistiken handlar om att hela tiden veta i vilka frågor som det nyligen skett en utveckling som kan leda till en omprioritering. Och sedan veta vilka frågor som berörs av en omprioritering. Eftersom det ofta är många frågor som ska besvaras och tekniska saker som ska lösas så är rätt metodik såväl som rätt verktyg avgörande för din förmåga att just agera ledare.

Vår egen (såväl som andras) akademiska forskning visar tydligt att en kombination av visuell planering och användning av en tydlig och enkel fråga-svar process kan vara till stor hjälp i att uppnå effektiv “kommunikationslogistik”. Förutom akademiska studier har vi mängder med projekteringsledare som använt vår metodik som kombinerar visuell planering med fråga-svar med goda resultat. En sådan kan du lyssna på i podden Projsam som handlar om metodiken “Bättre möten” som vi utvecklade baserat på en projekteringsledares konfiguration av verktyget och metodiken.

2. Fria (och transparenta) kommunikationsvägar mellan deltagarna

För det andra är det väsentligt att kunna styra projektets riktning och övervaka aktiviteter utan att bli en flaskhals för all kommunikation. Tänk dig återigen liknelsen mellan projekteringsledaren och flygledaren. Hur mycket enklare är både flygledarens och piloternas jobb när all kommunikation är transparent för alla relaterat till varje flygplans rutt och unika förutsättningar. Speciellt när det krisar och flygledaren behöver prioritera om ordningen för att något flygplan behöver gå före av någon anledning.

För att du ska kunna vara en effektiv ledare är det därför viktigt att låta deltagarna äga och driva sina frågor. Men deras kommunikation behöver vara synlig för alla. Precis som kommunikationsradion mellan piloter! I det här avseendet blir verktyg såsom e-mail direkt skadliga för din förmåga att leda. Eftersom viktig kommunikation (som kan vara avgörande för att identifiera och ta snabba beslut) hamnar i skymundan.

3. Tydlig och enkel process för fråga-svar med få och väldefinierade faser

Även om transparent kommunikation är viktig så kan för mycket av den motverka sitt syfte. Om alla piloter pratar i munnen på varandra så är det lika dåligt som att de enbart har direktsamtal med varandra! Hur hittar man då balansen?

Här har vi genom både forskning och praxis funnit att det är avgörande att ha en tydlig och enkel process för hur frågor (eller behov av beslut) identifieras, jobbas på samt tas i mål med svar eller beslut. Processen behöver vara understödd av lättförståeliga verktyg och metoder. Precis som kommunikationen mellan piloter och kontrolltorn har en struktur och en terminologi som gör den både tydlig och effektiv. Så kommer en tydlig process för din fråga-svar att göra att alla deltagare, även de som bara bidrar som experter på specifika områden, kan delta utan att du behöver ägna mycket tid åt att utbilda eller förklara för var och en hur de ska kommunicera.

Verktyg för Effektiv Projektledning

För att underlätta för projekteringsledaren att lyckas i sin roll som både ledare och konsultbeställare har vi lagt massor av tid för att hitta en metodik som är enkel att begripa och samtidigt har förmågan att stötta en smidig process. Även vid stort antal frågor! En smidig process med enkel metodik har förmågan att ge dig en transparent och strukturerad kommunikation. Som i sin tur är en förutsättning för att kunna utöva både ett bra ledarskap och ett bra konsultbeställarskap.

När det gäller verktyget baseras det på en kombination av visuell planering kompletterad med  fråga-svar-funktioner. Kombinationen är byggd utifrån den ovannämnda processen och för att eliminera så många tidstjuvar som möjligt relaterat till såväl kommunikation som dokumentation (som exempelvis automatgenererade mötesprotokoll). Verktyget ger en övergripande vy av projektet, inklusive tidplaner, milstolpar, leveranser och möten, och är tänkt att fungera både som projekteringsledarens kontrolltorn och deltagarnas kommunikationsradio. Dessutom är både metodiken och verktyget anpassningsbara för att kunna användas lika smidigt i såväl stor som små projekt.

‍