Nyckeln till Framgångsrika Projekt: självorganiserande team och 3 steg hur du uppnår dem!

I byggprojekt är det ofta projektledarens eller projekteringsledarens ansvar att både hålla teamet engagerat och behålla deadlines i sikte. Samt se till att arbetet framskrider på rätt spår och i rätt takt. Men vad händer när teamet självt tar ansvar för sitt arbete, sitt och andras engagemang och sina leveranser? Ett självorganiserat team kan vara avgörande för att inte bara lyfta projektet som helhet, utan också för att frigöra allas tid och energi för att jobba med innovation och problemlösning. Istället för tjat, uppföljning och administration. Då minimeras mängden jobb med att organisera arbetet. Och maximeras mängden energi på att utföra arbetet med ökad kvalitet i det som produceras.

Vad är Självorganiserande Team och Varför Är de Viktiga?

Självorganiserande team är grupper där deltagarna själva tar ansvar för sina åtaganden och tydligt kommunicerar vad de behöver från andra deltagare och engagerar dessa så att arbetet flyter på och inte stannar av. I ett självorganiserat team är varje deltagare en slags “mini-delprojektledare” som ser till att i tid kommunicera vad de behöver från andra i form av besked, beslut, underlag för att lyckas med sina egna åtaganden. Men att enbart kommunicera räcker inte. En del i “mini-delprojektlederiet” är att också se till att det som behövs från andra också levereras i tid. Detta är det självorganiserande teamets största styrka. Och är också det som är nyckeln till framgångsrika projekt som levererar i både rätt tid och med rätt kvalitet.

Resultatet? Ett högre engagemang som leder till bättre beslut och mer effektivt arbete. Och ett bättre flöde av kommunikation helt enkelt. Utan att det drabbar projektledaren (eller projekteringsledaren) i form av mer administration, uppföljningar och “tjat” om allt på alla. När projektdeltagarna känner ett eget ansvar för projektets framdrift ökar motivationen att inte bara leverera i tid utan också att bidra till projektets helhet. En kultur där varje individ bidrar aktivt och känner sig ansvarig för projektets resultat skapar ett starkare driv och en vilja att lösa problem istället för att vänta på direktiv. 

Det låter ju bra, men hur kan detta uppnås i praktiken?

‍

3 steg till Självorganiserande Team

Att bygga självorganiserande team kräver både struktur och rätt verktyg. Det handlar om att skapa en arbetsmiljö där varje deltagare känner sig informerad, uppdaterad och engagerad. Här är några steg för att bygga en självorganiserande arbetskultur i projektet.

Steg 1. Se till att alla vet hur det funkar direkt vid startmötet eller kick-offen

Många som jobbar som deltagare i projekt är vana vid att det är projektledarens eller projekteringsledarens ansvar att bryta ner arbetet, kommunicera vem som ska göra vad och sedan påminna (det vill säga “tjata”) när deadlines börjar närma sig. Kick-offen eller startmötet är det viktigaste tillfället att både få deltagarna att tänka på ett annat sätt. Det görs mes effektivt genom att börja agera enligt det självorganiserade teamets principer i startmötet! Ladda hem vår guide “Effektivare Projekt med Enklare Metodik” för en mer detaljerad guide för hur du kan genomföra startmötet.

Nyckeln ligger i att avsätta tid åt att tillsammans bryta ner projektet utifrån de milstolpar och leveranser som är satta i tidplanen. Och få varje deltagare att tänka dels i termer av egna leveranser, ledtider för att få fram dessa leveranser och vilka frågor eller besked de behöver från andra projektdeltagare (inklusive projektets beställare) för att hinna i tid. Denna övning kommer att ha två viktiga effekter: 

1. Deltagarna kommer direkt få en tydlig bild av “hur allt hänger ihop”. De kommer se ett nät av beroenden sinsemellan när det kommer till både vad de behöver av varandra samt när de behöver det.
2. Deltagarna kommer att känna ägarskap över sina åtaganden som det ovannämnda mini-delprojektledarskapet vilar på. 

När alla vet vad de förväntas göra och vilka de kan vända sig till, kan varje deltagare lättare hålla sig själv ansvarig för sina åtaganden. Och hålla andra ansvariga för deras åtaganden.

Steg 2. Uppmuntra fortsatt tydlig kommunikation 

När teammedlemmar har möjlighet att kommunicera och uppdatera varandra på ett strukturerat och transparent sätt, kan frågor och beslut hanteras direkt istället för att behöva gå igenom projektledaren. En effektiv fortsatt tydlig kommunikation uppnår du genom att strukturera upp din veckoprocess i projektet på ett bra sätt och med bra verktyg. Praktiska och mer detaljerade lösningar för detta hittar du i vår guide Effektivare Projekt med Enklare Metodik.

Steg 3. Onboarda nya deltagare på ett bra sätt 

I de flesta projekt kommer det in deltagare allt eftersom i projektet och dessa behöver självklart introduceras till det självorganiserade teamets metodik. Därför är det viktigt att du har ett enkelt material som på ett enkelt sätt förklarar även för dessa deltagare hur samarbetet och veckoprocessen fungerar. 

Använd Verktyg som Stödjer Självorganisering

För att kunna agera självständigt behöver teamet ha enkel och snabb tillgång till all relevant information. Digitala verktyg som en visuell plattform för projektets frågor, tidslinjer och leveranser kan ge alla deltagare samma överblick.

Med en visuell plattform kan projektdeltagarna desutom enkelt följa upp sina egna åtaganden, samarbeta och kommunicera utan att vara beroende av projektledaren för uppdateringar och påminnelser.

Fördelarna med Självorganiserande Team för Projektet

Självorganiserande team är inte bara “ett nytt häftigt begrepp”. Det är en möjlighet att ta dina projekt till nya nivåer. 

Projektledarens Nya Roll: från administration till innovation

När teamet är självorganiserande, kan projektledaren lägga mindre tid på att jaga uppdateringar eller påminna om deadlines. Istället kan mer tid ägnas åt att bidra strategiskt och kreativt till projektets riktning, se över större utmaningar och utveckla lösningar på komplexa problem. Det skapar en arbetssituation där projektledaren har tid att vara just en ledare – en kreativ problemlösare som kan förutse hinder och snabbt agera när de uppstår, snarare än att fastna i detaljstyrning och administration.

Ökad Effektivitet och Snabbare Problemlösning

Deltagare som själva följer upp sina åtaganden minskar tiden för kommunikation fram och tillbaka. Det gör att projektet flyter på snabbare och friare, med färre fördröjningar. Och med betydligt mindre tid i långa veckomöten. Erfarenheterna från våra kunder visar en besparing på 3000 SEK/behandlad fråga (och ett projekt behandlar cirka 300 frågor per fas).

Bättre Lösningar och Förfrågningsunderlag (FFU)

Ett självorganiserande team leder till att teamets kunskap och erfarenhet används på ett bättre sätt som leder till bättre lösningar där fler perspektiv tas med i utformningen. En bättre förståelse för hur allt hänger ihop hos varje deltagare leder också till att det blir färre missar i förfrågningsunderlaget vilket i sin tur är en god förutsättning för att minska mängden sena och kostsamma ändringar. Enligt en studie från Lunds Universitet som studerat ÄTA-ärenden och deras rotorsaker har visat att över 80% av ÄTA-ärenden har sin orsak i bristande FFU som i sin tur kan härledas till bristande kommunikation under projekteringen.