Lean projekteringsprocess
Hur uppnår man en effektiv och effektfull projekteringsprocess? Speciellt när det kommer till hantering av fråga-svar, besked och beslut? En projekteringsprocess som är effektiv och effektfull (alltså "lean") har i sin tur tre viktiga huvudingredienser:
- Proaktiv hantering av besked och beslut
- Strukturerat informationsflöde
- Strukturerat arbetsflöde
1. Proaktiv hantering av besked och beslut
Proaktiv hantering betyder att viktiga besked och beslut identifieras och hanteras i tid, det vill säga innan de faktiskt behövs. Till skillnad från reaktiv hantering där behov av besked och beslut först uppstår och sedan kommuniceras och hanteras. Skillnaden är så klart i det senare fallet så står arbetet still i väntan på besked eller beslut. Samtidigt som tiden för att lämna beskedet eller ta beslutet är minimal (”helst igår”). Det blir stressigt och besluten får avsevärt sämre kvalitet.
💡 En väl genomförd startworkshop kombinerad med regelbundna samordningsmöten med rätt utformad metodik hjälper dig med detta.
2. Strukturerat informationsflöde
Ett strukturerat flöde av information innebär helt enkelt att den information som behöver flöda mellan projektdeltagarna i samband med att arbetet ska göras görs på ett strukturerat sätt. Många tänker att det räcker med modellhantering och dokumenthantering, så att man jobbar på rätt version av informationen. Men det är lika viktigt att ha struktur i informationsflödet som handlar om fråga-svar. Så att behov av beslut eller besked kommuniceras tydligt. Arbetet med att få fram besked och beslut kommuniceras tydligt. Och så småningom tagna beslut eller lämnade besked kommuniceras tydligt.
💡 En visuell fråga-svar tavla som kombinerar rätt funktioner och arbetsflöden (såsom Yolean) är av yttersta vikt för att kunna lyckas med detta. Annars hamnar detta flöde av information hamnar på mail och i diverse protokoll eller kalkyl-blad så att flödet blir ostrukturerat och fullt med olika tidstjuvar
3. Strukturerat arbetsflöde
Att ro i hamn ett projekt med hundratals beslut samt modell och dokumentleveranser är en logistisk utmaning. Många tänker att det räcker med en tidplan med Gantt-staplar och milstolpar samt ett dokumenthanteringssystem och modellsamordning.
Precis som i fallet med strukturerat flöde av information krävs även här lite struktur. Så att rätt persons insatser görs vid rätt tid för att ta frågan framåt till beslut, besked eller leverans.
💡 I detta avseendet är visuell planering oslagbart. Yolean kombinerar fråga-svar så att inte bara informationen runt fråga-svar processen blir strukturerad utan också arbetsinsatserna. Från att frågan ställs, tills beslutet tas och slutligen inarbetas i underlaget.
Effektiv och effektfull Projekteringsledning
Är du nyfiken på vilka tidstjuvar vi har hittat och eliminerat? Klicka nedan för en kostnadsfri tavla som du kan experimentera i. Den är specialbyggd med utbildningsmaterial och funktioner. Så att du både kan testa funktionerna och samtidigt lära sig hur du använder dem bäst för att eliminera tidstjuvarna i processen!
Plattformen är en kombination av visuell planering med fråga-svar-funktioner samt andra funktioner som underlättar ditt ledarskap såsom möteshantering och även tidplanering.
Kombinationen är byggd för att eliminera så många tidstjuvar som möjligt relaterat till såväl kommunikation som dokumentation (som exempelvis automatgenererade mötesprotokoll). Verktyget ger en övergripande vy av projektet, inklusive tidplaner, milstolpar, leveranser och möten, och är tänkt att fungera både som projekteringsledarens kontrolltorn och deltagarnas kommunikationsradio.
Dessutom är både metodiken och verktyget anpassningsbara för att kunna användas lika smidigt i såväl stor som små projekt.
