Den dolda kostnaden av vanliga metoder för projektstyrning och kommunikation inom byggprojekt

Många projektledare och projekteringsledare inom bygg är så vana vid traditionella metoder för projektstyrning att de troligen inte ser de dolda förlusterna som dessa metoder direkt eller indirekt orsakar. Att använda:

• e-post för kommunikation
• kalkylblad för tidplan och aktivitetsuppföljning och
• ordbehandlare för att dokumentera mötesprotokoll

… kan tyckas vara enkla och kostnadseffektiva alternativ. Men i praktiken leder dessa arbetssätt ofta till kostsamma tidsförluster, förlorad spårbarhet och svag samordning. Faktum är att föråldrade verktyg i projektstyrning ofta blockerar den kommunikation och struktur som behövs för att leverera effektiva projekt i tid och inom budget. Många har vant sig vid att detta "bara är så" – men så behöver det inte vara!

‍

De oändliga e-posttrådarna – och riskerna de skapar

Ett mail är enkelt att skicka. Och att svara på ett mail är också enkelt. Men när projektteam delar underlag, kommunicerar slutsatser och fattar beslut genom e-post är risken hög för att väsentlig information försvinner i långa trådar. Snart blir mailtråden en oöverskådlig "cc på cc"-kaka där fler och fler dras in i konversationen. När information inte når rätt personer i tid, blir resultatet missade deadlines och fel beslut som leder till omarbetningar.

"Våra intervjuer med byggprojektledare visar att hantering av e-post och kommunikation ofta tar minst en timme per deltagare och vecka."

Projekteringsmöten som är längre än nödvändigt

För att fånga upp missade frågor och klargöra oklarheter i kommunikationen håller många projektledare regelbundna projekteringsmöten. Och eftersom listan av potentiella oklarheter är lång blir projekteringsmötet ofta väldigt långt och utgör då i sig en stor tidstjuv. Detta eftersom alla deltagare måste sitta och lyssna på diskussioner som kanske bara är relevanta för ett fåtal. En stor del av mötestiden går åt att upprepa och klargöra det som kunde ha hanterats effektivare om projektdeltagarna haft bättre verktyg för strukturerad kommunikation och uppföljning.

"Våra observationer visar att tid i projektmöten kan reduceras från 4 timmar till 1–1,5 timme per vecka om misskommunikationen minskar."

Administration som bromsar dig som projektledare eller projekteringsledare

För projektledaren eller projekteringsledare är e-posttrådarna inte bara tidskrävande, utan de genererar också ett stort behov av administrativ uppföljning relaterad till projekteringsmötet. Att sen också behöva manuellt sammanställa och distribuera mötesprotokoll och beslutslogg för att tydliggöra beslut och ansvar kräver ofta ytterligare flera timmar per vecka. Detta är tid som kunde ha gått till strategisk planering och problemlösning.

"Projektledare vi arbetar med lägger upp till 8 timmar i veckan på att hantera e-postkommunikation och mötesprotokoll."

Sammanlagd tidsförlust i ett byggprojekt

För ett projekt med 15 deltagare över 16–20 veckor innebär detta:

• 240–300 timmar sparade genom effektivare kommunikation utan överdriven e-post
• 64–80 timmar i minskad administration för projektledaren
• 600–750 timmar i effektivare möten

Totalt sett är detta 904–1130 timmar som kan användas till att förbättra projekteringen med utfall som bättre förfrågningsunderlag (FFU) eller ökad vinstmarginalen – istället för att lägga tid på omständlig kommunikation och administration.